Regulamin

Ten regulamin określa zasady korzystania z Appointomat przez praktykę, która zakłada w nim konto. Nie dotyczy pacjenta, który umawia wizytę przez stronę rezerwacji praktyki - pacjent jest w relacji z praktyką, a nie z nami, i mówi o tym polityka prywatności.

1. Kto świadczy usługę

Usługodawcą jest Nikita Cherevko, osoba fizyczna prowadząca działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Kontakt we wszystkich sprawach, w tym dotyczących danych osobowych: nikita@appointomat.com.

Pełne dane identyfikacyjne zawiera informacja o usługodawcy.

2. Czym jest usługa

Terminarz dla praktyki: godziny pracy z ustawianą widocznością, publiczna strona rezerwacji, potwierdzenia i przypomnienia mailem oraz SMS-em, samodzielna zmiana i odwołanie terminu przez pacjenta, lista oczekujących na zwolnione terminy.

Usługa działa w przeglądarce i nie wymaga instalacji. Każdy plan płatny obejmuje przypomnienia SMS dla miesięcznej liczby wizyt, podanej w punkcie 5; wiadomości nie są rozliczane za sztukę.

3. Czym usługa nie jest

Trzy granice, wszystkie celowe i żadna z nich nie jest kwestią etapu prac.

• Dokumentacja medyczna - bez zgłoszeń do P1. Praktyka fizjoterapii w Polsce może prowadzić w usłudze dokumentację medyczną, którą włączamy na jej wniosek: wpisy podpisywane przez osobę prowadzącą mechanizmem wewnętrznym systemu, kody ICD-10, ICD-9 PL i ICF, załączniki, oświadczenia pacjenta i rejestr udostępnień. Usługa nie przekazuje jeszcze zdarzeń medycznych do systemu P1: do czasu uruchomienia tej funkcji, o którym poinformujemy, praktyka zgłasza je innym narzędziem. Usługa nie wystawia recept, skierowań ani zwolnień lekarskich.
• To nie jest portal z pacjentami. Nie ma katalogu, wyszukiwarki ani prowizji od rezerwacji.
• Przez system nie przechodzą płatności. Rozliczenie z pacjentem pozostaje poza usługą.

4. Konto i odpowiedzialność praktyki

Konto zakłada osoba, która potwierdziła adres e-mail. Na jeden potwierdzony adres przypada jedna praktyka. Osoby pracujące w praktyce dostają własne konta w rolach o różnym zakresie uprawnień; za ich nadawanie i odbieranie odpowiada praktyka.

Praktyka zobowiązuje się, że:

• podaje prawdziwe dane i utrzymuje je aktualne;
• chroni dane logowania i nie udostępnia konta osobom spoza praktyki;
• korzysta z usługi zgodnie z prawem i nie wykorzystuje jej do wysyłki marketingowej ani do żadnej komunikacji, na którą odbiorca się nie umówił;
• wprowadza dane o stanie zdrowia wykraczające poza sam fakt umówionej wizyty wyłącznie do notatek i dokumentacji medycznej, dostępnych tylko dla praktyk w Polsce - nigdy do pól, które trafiają do pacjenta, takich jak nazwa usługi w wiadomości;
• odpowiada za treść i przechowywanie dokumentacji medycznej przez okres wymagany przepisami, w tym za zgłaszanie zdarzeń medycznych do P1 i za pobranie dokumentacji z usługi lub uzgodnienie jej dalszego przechowywania przed zakończeniem umowy.

Administratorem danych pacjentów jest praktyka, a Appointomat jest podmiotem przetwarzającym, który działa na jej udokumentowane polecenie. To praktyka odpowiada za podstawę prawną przetwarzania danych swoich pacjentów, za treść informacji, którą im przekazuje, i za to, komu w swojej praktyce nadaje dostęp. Warunki powierzenia określa umowa powierzenia, która stanowi integralną część niniejszego regulaminu.

Usługodawca może odmówić założenia konta lub zamknąć istniejące, jeżeli wymagają tego przepisy o środkach ograniczających, w tym sankcje Unii Europejskiej.

5. Opłaty

Ceny są podane w złotych i są kwotami netto.

Limit wizyt z przypomnieniem SMS. Limit liczy wizyty, przed którymi przypomnienie wysłano SMS-em – jedno przypomnienie to jedna wizyta, niezależnie od długości wiadomości. Limit odnawia się z początkiem każdego miesiąca kalendarzowego i niewykorzystana część nie przechodzi na następny. Limitu nie można dokupić i za jego przekroczenie nie pobiera się żadnych opłat. Po przekroczeniu limitu przypomnienia nadal są wysyłane SMS-em, do półtora raza limitu, o ile mieści się to w łącznej liczbie SMS-ów opisanej niżej; potem, do końca miesiąca, pacjentom, którzy podali adres e-mail, przypomnienie wysyłane jest e-mailem, a pozostałych aplikacja wskazuje praktyce dzień przed wizytą do przypomnienia telefonicznego. Praktyka jest powiadamiana mailem, gdy zbliża się do limitu i gdy go przekroczy. Łączna liczba przypomnień, propozycji terminów, powiadomień o zmianach i potwierdzeń rezerwacji (te ostatnie idą SMS-em tylko do pacjentów bez adresu e-mail) wysłanych w miesiącu SMS-em, liczonych w wiadomościach do 160 znaków, nie przekracza dwukrotności limitu; kody potwierdzające rezerwację, jeżeli praktyka wybrała ich wysyłkę SMS-em, nie podlegają temu ograniczeniu, nie są do niego wliczane i nigdy nie są wstrzymywane. Przypomnienie dłuższe niż 160 znaków liczy się w tej sumie jako kilka wiadomości, więc może się ona wyczerpać, zanim przypomnień będzie półtora raza tyle, ile wynosi limit. Propozycje wolnych terminów z listy oczekujących i propozycje wcześniejszych terminów mogą wykorzystać łącznie do jednej czwartej limitu, liczonej w SMS-ach, aby reszta była dostępna dla przypomnień. Kod potwierdzający rezerwację przez stronę rezerwacji jest domyślnie wysyłany e-mailem. Rezerwacja nigdy nie jest blokowana z powodu limitu SMS.

Abonament jest miesięczny. Wypowiedzenie działa w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu; opłata za rozpoczęty okres nie jest zwracana proporcjonalnie. Zmiana planu na wyższy działa od razu, na niższy - od następnego okresu rozliczeniowego.

Pierwszy miesiąc bez opłat. Każda praktyka, która wybiera plan płatny, przez pierwsze 30 dni nie płaci nic i nie podaje karty. To stała cecha usługi, a nie oferta czasowa - obowiązuje tak samo praktykę, która założy konto dzisiaj, i taką, która założy je za trzy lata.

Stawka założycielska. Praktyka, która założy konto do 31 grudnia 2026 roku, płaci po okresie bezpłatnym stawkę planu obowiązującą w dniu jej przystąpienia, i ta stawka pozostaje niezmieniona tak długo, jak praktyka pozostaje na tym planie - także wtedy, gdy cennik dla nowych praktyk wzrośnie. Przejście na inny plan oznacza aktualną cenę tego planu. Zachowana stawka jest zapisana przy koncie, a nie tylko w tym dokumencie.

Do wersji 1.1 były to jedna oferta: sześć miesięcy bez opłat dla pierwszych dziesięciu praktyk. Rozdzielone, bo to dwie różne obietnice - okres próbny ma z góry znany koszt i nie wymaga ograniczenia terminem, a utrzymanie ceny na zawsze wymaga. Zmiana skraca okres bezpłatny z sześciu miesięcy do 30 dni; nie dotyczy żadnej praktyki, która przystąpiła wcześniej, bo w chwili wejścia tej wersji w życie nie było jeszcze planów płatnych.

Zmiana cennika wymaga powiadomienia z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, na adres e-mail przypisany do konta. Do czasu wejścia zmiany w życie obowiązuje cena dotychczasowa, a praktyka, która nie zgadza się na nową, może wypowiedzieć umowę przed tą datą bez żadnych konsekwencji. Stawka utrzymana w ramach oferty powyżej nie podlega tej zmianie.

Kto pobiera płatność i kto wystawia fakturę. Abonament rozlicza Paddle.com Market Limited jako sprzedawca (merchant of record). To Paddle pobiera płatność, wystawia i wysyła fakturę oraz rozlicza podatek VAT — Appointomat nie wystawia faktur za abonament. Do płatności stosuje się dodatkowo regulamin Paddle, dostępny w trakcie płatności. Kartę, dane do faktury i historię płatności zmienia się w panelu Paddle, do którego prowadzi przycisk w Ustawienia → Rozliczenia.

Płatność kartą, miesięcznie z góry. Abonament odnawia się automatycznie co miesiąc do chwili wypowiedzenia.

Nieudana płatność. Jeżeli płatności nie uda się pobrać, Paddle ponawia próbę zgodnie ze swoimi zasadami. Gdy poinformuje nas, że płatność ostatecznie się nie powiodła, praktyka ma 14 dni na jej uregulowanie; przez ten czas usługa działa bez zmian, a my zawiadamiamy o tym mailem i w aplikacji. Po upływie tego terminu konto przechodzi na plan Darmowy: jeden kalendarz i przypomnienia wyłącznie e-mailem. Nic nie jest usuwane — ani wizyty, ani pacjenci, ani historia — a powrót na plan płatny przywraca limity od razu. Jeżeli na planie płatnym aktywnych było więcej kalendarzy, niż dopuszcza plan Darmowy, nadwyżkowe zostają wyłączone, poczynając od najpóźniej dodanych; kalendarz właściciela konta nie jest wyłączany nigdy. Wyłączone kalendarze włącza się z powrotem ręcznie - powrót na plan płatny podnosi limit, ale nie decyduje za Ciebie, którzy specjaliści mają znów pracować.

Usługa bezpłatna nie przestaje być usługą: wszystkie postanowienia tego regulaminu stosuje się do planu darmowego tak samo.

6. Dostępność i wsparcie

Usługodawca dokłada starań, aby usługa działała nieprzerwanie, ale nie gwarantuje określonego poziomu dostępności i nie składa zobowiązania co do czasu reakcji na zgłoszenie. Prace serwisowe planowane są poza godzinami pracy gabinetów, kiedy to możliwe.

Wiadomości SMS i e-mail są doręczane przez dostawców zewnętrznych wymienionych na liście podprocesorów i zależą od sieci odbiorcy, od jego operatora oraz od filtrów po stronie odbiorcy. Doręczenie pojedynczej wiadomości nie jest objęte gwarancją, a przypomnienie nie zastępuje potwierdzenia wizyty przez pacjenta.

Wsparcie odbywa się mailowo, pod adresem z punktu 1.

7. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych, z następującymi zastrzeżeniami.

Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną praktyce jest ograniczona do wysokości opłat wniesionych przez tę praktykę w ciągu dwunastu miesięcy poprzedzających zdarzenie, a jeżeli kwota ta jest niższa niż 500 zł - do 500 zł. Dolna granica jest tu istotna, bo przez pierwszy rok większość praktyk nie wnosi żadnych opłat, a ograniczenie liczone wyłącznie od opłat byłoby wtedy ograniczeniem do zera.

Ograniczenie nie obejmuje szkody wyrządzonej umyślnie, szkody na osobie ani przypadków, w których wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa. Nie dotyczy też roszczeń osoby, której dane dotyczą, ani postępowań organu nadzorczego - te toczą się na podstawie RODO, niezależnie od niniejszego regulaminu.

Usługodawca nie odpowiada za skutki utraty terminu wynikające z niedoręczenia wiadomości przez operatora, za treść wprowadzoną do systemu przez praktykę ani za decyzje podejmowane przez praktykę na podstawie danych z systemu.

8. Wypowiedzenie i eksport danych

Praktyka może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, bez podania przyczyny, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.

Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego terminu, a bez zachowania terminu - jeżeli praktyka istotnie narusza punkt 4 albo jeżeli wymagają tego przepisy prawa. Konto może zostać zawieszone natychmiast, jeżeli dalsze działanie zagraża danym innych praktyk lub bezpieczeństwu usługi; zawieszenie jest odwracalne i praktyka jest o nim informowana.

Przed zakończeniem umowy praktyka może pobrać swoje dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Po zakończeniu umowy dane są usuwane w terminie 30 dni, zgodnie z punktem 11 umowy powierzenia; po tym terminie ich odtworzenie nie jest możliwe.

9. Zmiany regulaminu

Zmiana regulaminu wymaga powiadomienia z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, na adres e-mail przypisany do konta oraz w samej aplikacji. Powiadomienie wskazuje, co się zmienia i od kiedy.

Do dnia wejścia zmiany w życie obowiązuje wersja dotychczasowa. Praktyka, która nie akceptuje nowej wersji, może wypowiedzieć umowę przed tą datą; wypowiedzenie z tego powodu nie pociąga za sobą żadnych kosztów i nie pozbawia prawa do pobrania danych.

Akceptacja odbywa się w aplikacji, a data akceptacji i numer wersji są zapisywane. Zapis ten służy wyłącznie wykazaniu, kiedy i przez kogo dana wersja została przyjęta; jego zakres opisuje polityka prywatności.

10. Przeniesienie praw i obowiązków

Usługodawca może przenieść prawa i obowiązki z niniejszego regulaminu na podmiot, który przejmie prowadzenie usługi - w szczególności na spółkę zawiązaną w celu jej dalszego prowadzenia - za powiadomieniem z wyprzedzeniem 30 dni. Następca wstępuje w regulamin w niezmienionym brzmieniu i wstępuje w umowę powierzenia, a uprawnienia praktyki pozostają bez zmian i nie wymagają ponownej akceptacji. Praktyka, która się temu sprzeciwia, może wypowiedzieć umowę przed tą datą na zasadach z punktu 9.

11. Prawo właściwe

Prawem właściwym jest prawo polskie. Jeżeli korzystasz z usługi jako konsument, postanowienie to nie pozbawia Cię ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa kraju Twojego miejsca zwykłego pobytu.

Spory rozstrzygają sądy polskie. Postanowienie to nie ogranicza uprawnień konsumenta wynikających z przepisów o jurysdykcji.