Od rezerwacji do odzyskanej godziny
Pacjent umawia się na Twojej stronie albo dzwoni, a Ty wpisujesz wizytę w kalendarz. Od tej chwili potwierdzenie, przypomnienie, zmiana terminu i lista oczekujących działają same.
Pacjent rezerwuje
Na Twojej stronie rezerwacji wybiera usługę albo specjalistę i wolną godzinę, bez zakładania konta. Ty decydujesz, które godziny są otwarte dla nowych pacjentów, a które zostawiasz na wizyty umawiane przez telefon i dla stałych pacjentów. O rezerwacji dostajesz e-mail, a w zespole – specjalista, z którym jest wizyta.
Dostaje potwierdzenie i przypomnienie
Potwierdzenie zaraz po umówieniu, przypomnienie dzień, dwa albo trzy dni przed wizytą – jak ustawisz. Potwierdzenie idzie mailem, a do pacjenta bez maila – SMS-em. Przypomnienie idzie SMS-em, a do pacjenta bez numeru – mailem.
Przekłada albo odwołuje z linku
Każda wiadomość ma link do wizyty. Pacjent zmienia termin albo odwołuje jednym kliknięciem – a jeśli tak ustawisz, także potwierdza przyjście – i Twój kalendarz zmienia się od razu.
Zwolniona godzina idzie do listy oczekujących
Po odwołaniu Appointomat proponuje termin kolejnym osobom z listy, po kolei i z terminem odpowiedzi. Wizytę dostaje pierwsza osoba, która przyjmie.
Widzisz, czy to się zwraca
„Statystyki” pokazują za każdy miesiąc odbyte wizyty, przychód, zajętość godzin pracy i odwołania.
Zaraz po rezerwacji
Fizjoterapia Vitalis: umówiono terapia manualna, pon. 26.10, 15:00. Zmiana: https://appointomat.com/a/Hx3mQv7Lp2w
Dzień przed wizytą
Fizjoterapia Vitalis: terapia manualna pon. 26.10, 15:00. Zmień lub odwołaj: https://appointomat.com/a/Hx3mQv7Lp2w
Uruchomienie: około pół godziny
Kreator pyta o trzy rzeczy, resztę ustawiasz na ekranach, z których i tak korzystasz co tydzień. Możesz przerwać w dowolnym kroku i wrócić później – konto działa od razu.
- 2 minuty
Zakładasz konto
Adres e-mail i hasło, potwierdzenie z maila. Kreator pyta o nazwę praktyki, strefę czasową i adres strony rezerwacji – podpowiada go z nazwy praktyki.
- 10 minut
Wpisujesz godziny pracy
Zaznaczasz dni tygodnia i podajesz godziny, z przerwą, jeżeli jest. Osobno wybierasz, kiedy mogą zapisać się nowi pacjenci: wcale, w wybranych godzinach albo w każdej godzinie pracy. Urlopy dodajesz, kiedy się pojawią.
- 10 minut
Dodajesz usługi
Nazwa, czas trwania, cena i bufor po wizycie. W zespole zaznaczasz, kto daną usługę wykonuje.
- 1 minuta na osobę
Dodajesz zespół
Imię, e-mail i rola. Specjalista dostaje własny kalendarz i zaproszenie mailem, a godziny pracy może potem wpisać sam. W pojedynkę ten krok pomijasz.
- 5 minut
Wysyłasz link
Strona rezerwacji działa od razu. Link dodajesz na swoją stronę, do wizytówki Google Maps i do stopki SMS-a. Od pierwszej umówionej wizyty potwierdzenia i przypomnienia idą same.
Role w zespole
Wszyscy widzą wspólny kalendarz gabinetu, a rola decyduje, co można w nim zmienić.
- Właściciel
- Wszystko, także zespół, ustawienia i płatności.
- Specjalista
- Wizyty i pacjenci, a także usługi i godziny pracy.
- Recepcja
- Wizyty, pacjenci i lista oczekujących. Bez zmian w usługach i godzinach.
Miejsce w planie zajmuje każdy, kto przyjmuje pacjentów: do trzech osób w planie Zespół, do sześciu w planie Klinika.
Przeprowadzka z obecnego programu
Pacjentów i przyszłe wizyty możemy przenieść za Ciebie – wystarczy plik z obecnego programu, a jeśli nie wiesz, czy program go zapisze, sprawdzimy to. Umów 15 minut rozmowy
Pacjenci z pliku CSV
Większość programów do dokumentacji eksportuje listę pacjentów do CSV. Wgrywasz plik i wskazujesz, która kolumna to imię, telefon i e-mail – układ pliku może być dowolny.
Pierwsza wiadomość przy pierwszej wizycie
Wgranie pacjentów nie wysyła żadnej wiadomości. Pacjent dostaje pierwszą, kiedy umówisz mu wizytę.
Przyszłe wizyty z pliku albo ręcznie
Jeżeli stary program zapisuje wizyty do pliku z datą i godziną, wczytujesz je tak samo jak pacjentów; jeżeli nie, wpisujesz je ręcznie. Historia wizyt zostaje w programie, w którym jest.
Pytania
Czy muszę zrezygnować z programu do dokumentacji?
Nie. Dokumentację prowadzisz dalej w swoim programie, a tutaj przenosisz grafik. Żeby oba kalendarze się zgadzały, Appointomat może czytać zajętość z zewnętrznego kalendarza. Gabinet fizjoterapii może też prowadzić tutaj dokumentację medyczną: o włączenie prosisz w ustawieniach konta.
Czy potrzebuję własnej strony internetowej?
Nie. Strona rezerwacji ma własny adres i działa samodzielnie. Jeżeli masz stronę albo wizytówkę w Google Maps, dodajesz do niej link.
Co, jeśli po miesiącu uznam, że to nie dla mnie?
Eksportujesz każdego pacjenta z jego wizytami do pliku, w dowolnym momencie i samodzielnie, i kończysz. Bez okresu wypowiedzenia.
Zacznij od swojego tygodnia
Zakładasz konto, wpisujesz godziny pracy i decydujesz, kiedy mogą zapisać się nowi pacjenci. Pierwsze 30 dni bez opłat i bez karty.