Jest taki moment przy wdrażaniu rezerwacji online, o którym mało kto pisze: gabinet, który ma więcej chętnych niż godzin, boi się ją włączyć. I słusznie.
Łatwo pomyśleć: „przecież każda zajęta godzina to dobra godzina”. To nieprawda w praktyce, w której pacjent przychodzi w serii. Godzina zajęta przez kogoś z internetu to godzina, której nie ma dla pacjenta w trakcie terapii – a to on decyduje o efekcie leczenia i o tym, czy wróci za pół roku.
Jak się to dziś obchodzi
Zanim przejdziemy do tego, jak to rozwiązać, warto nazwać to, co się dzisiaj robi.
Publikowanie tylko jednego dnia. Rezerwacja online działa w czwartki i nie działa w resztę tygodnia. Pacjent, który raz trafi na pustą stronę, drugi raz już nie sprawdzi.
Wyłączenie rezerwacji w ogóle. Najprostsze, ale kosztowne, bo wraca do telefonów odbieranych między wizytami.
Co jest tu właściwym rozwiązaniem
Problemem nie jest to, że rezerwacja online jest zła. Problemem jest to, że większość terminarzy zna tylko jedno pytanie – kiedy pracujesz – i z odpowiedzi na nie robi stronę rezerwacji: albo pacjent widzi Twoje godziny pracy, albo nie.
Właściwe rozwiązanie rozdziela dwa pytania. Kiedy pracujesz – to jedno. Kto może zapisać się w te godziny – to drugie, i ma trzy odpowiedzi:
| Nowi pacjenci online | Co widzi ktoś nowy |
|---|---|
| Wcale | Zapis na listę oczekujących |
| Tylko w wybranych godzinach, np. wtorek 16:00–18:00 | Te zakresy godzin i nic poza nimi |
| W każdej godzinie pracy | Każdą wolną godzinę |
Twoi pacjenci nie są „kimś nowym”: przekładają swoje wizyty w każdą wolną godzinę pracy, a lista oczekujących ma cały grafik. Ograniczenie dotyczy wyłącznie osoby, której jeszcze nie znasz.
Dwie rzeczy, które trzeba sprawdzić
Jeżeli szukasz terminarza, który to umie, to są dwa pytania, które warto zadać – bo „blokada godzin” w cenniku może znaczyć dwie różne rzeczy.
Czy godzinę zamkniętą dla nowych nadal możesz obsadzić Ty – i Twoi pacjenci? Jest różnica między „ta godzina jest zamknięta dla wszystkich” a „w tę godzinę nie zapisze się ktoś z internetu”. Pierwsze to przerwa. Drugie to ustawienie dla nowych pacjentów, i tylko ono rozwiązuje ten problem.
Czy lista oczekujących nadal może ją dostać? Osoba z listy nie jest kimś z ulicy – to Ty ją tam wpisujesz albo przyjmujesz jej zgłoszenie. Terminarz, który traktuje ją jak nieznajomego i omija godziny zamknięte dla nowych, oddaje odwołaną godzinę nikomu. Zamknięte dla nowych nie może znaczyć zamknięte dla listy.
Jak to ustawić u siebie
Wbrew pozorom najtrudniejsze nie jest kliknięcie, tylko decyzja. Warto zacząć od jednej kartki i odpowiedzi na pytanie: które godziny w tygodniu naprawdę muszą zostać moje?
Zwykle wychodzi mniej, niż się wydaje – dwa poranki i jedno popołudnie. Resztę można opublikować bez ryzyka, a jeżeli okaże się, że to za dużo, zmiana zajmuje kilkanaście sekund i nie rusza pozostałych dni.
Jak to wygląda w Appointomacie
To jedno ustawienie przy każdej osobie przyjmującej, na ekranie „Godziny pracy”, pod tygodniem: Nowi pacjenci online – wcale, tylko w wybranych godzinach albo w każdej godzinie pracy. Przy drugiej opcji dopisujesz zakresy godzin, np. wtorek 16:00–18:00, a tydzień koloruje się tam, gdzie ktoś nowy może się zapisać. Twoi pacjenci i lista oczekujących zawsze mają cały grafik.
