Przy drugiej osobie w gabinecie terminarz dostaje pytania, których nie miał: kto widzi czyje wizyty, kto może co zmienić, które godziny są czyje i co pacjent wybiera najpierw – usługę czy człowieka. Większość z nich ma jedną dobrą odpowiedź, a kilka złych, które wyglądają na skrót.
Specjalista to kalendarz
Każda osoba, która przyjmuje pacjentów, ma własny kalendarz, własne godziny pracy i własne ustawienie dla nowych pacjentów. Osoba, która nie przyjmuje – recepcja – loguje się, ale kalendarza nie ma.
W Appointomacie dodajesz ludzi w „Ustawienia → Pracownicy → Dodaj pracownika”. Jedno pole decyduje o wszystkim: „Przyjmuje pacjentów”. Zaznaczone – powstaje kalendarz i zajmuje miejsce w planie. Niezaznaczone – to konto do logowania, bez kalendarza i bez miejsca.
Miejsc jest tyle, ile daje plan: Solo jedno, Zespół trzy, Klinika sześć – 40, 80 i 150 zł netto miesięcznie, z przypomnieniem SMS przed odpowiednio 200, 400 i 800 wizytami miesięcznie; po przekroczeniu limitu przypomnienia idą jeszcze przez pewien czas SMS-em, potem e-mailem, nic nie jest blokowane. Osoba nieaktywna nie zajmuje miejsca – ktoś, kto wraca za pół roku, nie musi być usuwany.
Kto co może
Każdy loguje się własnym kontem, na własny adres, z jedną z trzech ról:
| Rola | Co może |
|---|---|
| Właściciel | Wszystko, także zespół, ustawienia i płatności |
| Specjalista | Wizyty i pacjenci, a także usługi i godziny pracy |
| Recepcja | Wizyty, pacjenci i lista oczekujących; bez zmian w usługach i godzinach |
Wspólne hasło dla całego gabinetu jest kuszące i złe z dwóch powodów: nie wiadomo, kto co wpisał, a kiedy ktoś odchodzi, trzeba je zmienić wszystkim. Osobne konta odwołuje się jednym ruchem, bez dotykania reszty.
Godziny każdej osoby osobno
Na ekranie „Godziny pracy” jest wybór specjalisty, a pod nim – tydzień tej jednej osoby. Każda ma własne godziny, przerwy i własną odpowiedź na pytanie o nowych pacjentów: jedna może przyjmować nowych w każdej godzinie, druga tylko we wtorkowe popołudnia, trzecia wcale, bo ma pełny grafik ze stałymi.
Grafik, który różni się co tydzień – tydzień A i tydzień B – ustawiasz jako „dwa tygodnie na zmianę” zamiast poprawiać go co poniedziałek.
Ktoś, kto przyjmuje raz w tygodniu
To najczęstszy przypadek w małym gabinecie: specjalista, który przychodzi w czwartki od 15:00 do 19:00, albo tylko w co drugą sobotę. W terminarzu nie potrzebuje niczego specjalnego – wpisujesz mu godziny tylko na ten dzień i tyle. Strona rezerwacji pokazuje przy nim tylko te godziny, kalendarz na widoku dnia daje mu własną kolumnę obok pozostałych, a w pozostałe dni po prostu go nie ma.
Co druga sobota to ten sam mechanizm dwóch tygodni na zmianę. Ktoś, kto przyjeżdża na dwa miesiące w roku, jest przez resztę roku nieaktywny i nie zajmuje miejsca w planie.
Usługi: kto wykonuje co
Przy każdej usłudze jest pole „Kto wykonuje”. Pacjent, który wybierze na stronie masaż, zobaczy tylko osoby, które go robią, i tylko ich wolne godziny. Może też zacząć od drugiej strony – zakładka „Specjalista” na stronie rezerwacji – i wybrać najpierw osobę, a potem usługę z tych, które ona wykonuje.
Kolejność osób na stronie to kolejność w „Zespół” – przesuwasz je strzałkami. Każda ma nazwę na stronie, jedną linię „Kim jesteś” i zdjęcie. Nikt nie jest szeregowany według tego, kto ma więcej wolnych godzin; to Ty decydujesz, kto jest pierwszy.
Czego nie robić
Jednego kalendarza dla całego gabinetu, z nazwiskiem specjalisty w notatce. Przypomnienia, lista oczekujących i strona rezerwacji działają na jednym kalendarzu na raz i wtedy wszystkie trzy mylą się o to, kto ma wolne.
Konta „recepcja” z rolą właściciela, bo tak było szybciej. Rola recepcji ma wszystko, czego potrzeba do umawiania; reszta jest wyłączona po to, żeby zmiana godzin pracy całego gabinetu nie była jednym przypadkowym kliknięciem.