Przypomnienie o wizycie to najczęściej wysyłana wiadomość z gabinetu i jedyna, którą dostaje każdy pacjent. Zwykle wychodzi dzień wcześniej i brzmi jak automat. Obie rzeczy da się zmienić, i warto zacząć od pierwszej.
Dzień czy dwa dni wcześniej
Przypomnienie dzień przed wizytą ma jedną wadę: pacjent przypomina sobie, że nie da rady, wieczorem – i godzina jutro rano zostaje pusta, bo nikt już jej nie obsadzi.
Dwa dni wcześniej zmieniają to, co dzieje się po odwołaniu. Zostaje cały dzień, żeby zwolnioną godzinę zaproponować komuś z listy oczekujących i żeby ta osoba zdążyła odpowiedzieć. Osobny tekst opisuje, jak taka kolejka powinna działać; tu wystarczy jedno: bez czasu nie ma kogo pytać.
Trzy dni mają sens przy wizytach rzadkich – kontrola raz na kwartał, o której pacjent naprawdę mógł zapomnieć. Przy wizytach w serii, co tydzień, trzy dni to za wcześnie: wiadomość przychodzi, zanim pacjent zacznie myśleć o tym tygodniu.
Zasada jest prosta: tyle wcześniej, ile potrzebujesz, żeby obsadzić odwołaną godzinę. Dla większości gabinetów to dwa dni.
W Appointomacie to jedno pole: „Ustawienia → Wiadomości i automatyzacje → Przypomnienie przed wizytą” – 1, 2 albo 3 dni wcześniej. Zmiana przesuwa też przypomnienia, które jeszcze nie wyszły, więc nie trzeba czekać z nią na nowy tydzień.
Co powinno być w przypomnieniu
Cztery rzeczy, w tej kolejności, i nic więcej.
Kto pisze. SMS przychodzi z ogólnego nadawcy, nie z Twojego numeru, więc nazwa gabinetu musi być w treści – najlepiej na początku, bo to ją pacjent widzi na zablokowanym ekranie.
Co i kiedy. Dzień, godzina, rodzaj wizyty.
Co zrobić. Jeden link, pod którym pacjent może potwierdzić, zmienić termin albo odwołać. Bez linku przypomnienie jest ogłoszeniem: pacjent, który nie może przyjść, nie ma co z nim zrobić i najczęściej nie robi nic.
Czego nie pisać. Niczego o zdrowiu. SMS widać na ekranie blokady, czasem w cudzych rękach. „Terapia blizny” albo nazwa schorzenia nie ma prawa się tam znaleźć – nazwa wizyty w wiadomości to „wizyta” albo coś równie ogólnego, nawet jeżeli w kalendarzu nazywa się inaczej.
Jest jeszcze jedno ograniczenie, które zaskakuje: jeden SMS to 160 znaków, ale tylko 70, jeżeli są w nim polskie znaki. Jedno „ś” w nazwie gabinetu i wiadomość liczy się podwójnie. Dlatego warto pisać krótko albo pozwolić terminarzowi zamienić polskie znaki na łacińskie.
Jak to brzmi i jak to zmienić
Domyślne przypomnienie w Appointomacie jest celowo krótkie, na przykład:
Gabinet Meridian: wizyta wtorek 14 października, 16:00. Potwierdź lub zmień: appointomat.com/a/…
Jeżeli chcesz, żeby brzmiało jak Ty, zmieniasz je w „Ustawienia → Treść wiadomości”. Są tam cztery teksty – potwierdzenie rezerwacji i przypomnienie, każde jako SMS i jako e-mail – i przy każdym „Zmień treść”. Zamiast wpisywać dane pacjenta, wstawiasz pola przyciskami: nazwa gabinetu, nazwa wizyty, termin, specjalista, pacjent, link do wizyty. Jedna zasada: SMS musi zawierać link, bo bez niego pacjent nie potwierdzi ani nie zmieni terminu.
Pod spodem jest podgląd z przykładowym pacjentem i prawdziwą nazwą gabinetu – i licznik, ile SMS-ów zajmie ta treść. To dobre miejsce, żeby sprawdzić, czy własne sformułowanie zmieściło się w jednym.
Przykład, który brzmi po ludzku i mieści się w jednej wiadomości bez polskich znaków:
Tu {nazwa gabinetu}. Przypominamy: {nazwa wizyty} {termin}. Nie dasz rady? Zmień termin tutaj: {link}
W e-mailu masz więcej miejsca, ale przycisk do wizyty, termin i plik do kalendarza są dodawane zawsze – treść, którą piszesz, to tylko to, co pacjent czyta nad nimi.
Co dostaje pacjent po kliknięciu
Stronę jednej wizyty, bez logowania: „Potwierdzam”, „Zmień termin”, „Odwołuję”. Zmiana terminu pokazuje wolne godziny do wyboru. Odwołanie zwalnia godzinę od razu – i to ona może trafić do kogoś z listy oczekujących, jeżeli przypomnienie wyszło wystarczająco wcześnie.
W kalendarzu widzisz przy każdej wizycie, czy jest potwierdzona, a na ekranie „Dziś” – ile dzisiejszych wizyt czeka jeszcze na potwierdzenie.
Ile to kosztuje
Przypomnienia SMS są w planach płatnych, a plan liczy wizyty, nie wiadomości: Solo przypomina SMS-em przed 200 wizytami miesięcznie, Zespół przed 400, Klinika przed 800. Po przekroczeniu limitu przypomnienia idą jeszcze przez pewien czas SMS-em, potem e-mailem – nic nie jest blokowane i nic nie dochodzi do rachunku. Na planie Darmowym przypomnienia od początku idą e-mailem.
Potwierdzenie rezerwacji idzie e-mailem, a SMS-em tylko do pacjenta bez adresu e-mail; przypomnienie idzie SMS-em, jedno na wizytę. Własną treść i tak warto zmieścić w jednym SMS-ie: dłuższa to dwa SMS-y na wizytę, a zapas ponad limit kończy się przy niej szybciej – to ten licznik pod podglądem.